Публікації

Обязан ли работодатель выплачивать «командировочные»

Обязан ли работодатель выплачивать командировочные в принципе? И имеет ли он право задерживать эту статью доходов сотрудника и выплачивать их уже после командировки?

Согласно ст. 121 КЗоТ, работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками, то есть работодатель обязан выплачивать т. н. «командировочные». Работникам выплачиваются: суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда к месту назначения и обратно и расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством.

Важно учитывать, что Налоговый кодекс не относит размер суточных в указанных пределах к доходам сотрудника. Если компания по своему усмотрению увеличила размер суточных, то сумма, превышающая указанные пределы, считается перерасходами и подлежит налогообложению (НДФЛ и военным сбором).

Размеры командировочных расходов

Размер суточных в составе командировочных расходов в пределах территории Украины составляет 10% от минимальной заработной платы, установленной на 1 января текущего года (на 2018 год это 372,3 грн). Для командировок за границу размер суточных – 80 евро, с некоторыми исключениями. Для государственных служащих размер суточных регулируется постановлением КМУ №98 от 02.02.2011 (по Украине – 60 грн, а за границу – зависит от страны пребывания).

Выдача аванса

Следует обратить внимание, что согласно Инструкции № 59 от 13.03.1998, предприятие обеспечивает работника авансом на командировку. Аванс выдается после издания приказа о направлении работника в командировку, перед поездкой. Может выдаваться наличными или перечисляться в безналичной форме на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек.

После возвращения из командировки

Вернувшись из командировки, работник обязан отчитаться о количестве и направлениях использования выданных на командировку средств. Работник оформляет авансовый отчет (ранее полученный в бухгалтерии) по форме, утвержденной приказом Минфина от 28.09.2015 № 841, и предоставляет его в бухгалтерию. На основании отчета бухгалтерия проводит окончательные расчеты с работником.

Работник, находясь в командировке, обязан сохранять подтверждающие документы, которые удостоверяют расходы (в оригинале): транспортные билеты или транспортные счета (багажные квитанции), в том числе электронные билеты при наличии посадочного талона и документа об уплате по всем видам транспорта; счета, полученные из гостиниц или от лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию.

Основанием для возмещения расходов работнику являются оригиналы расчетного или платежного документов, подтверждающих осуществление расчетной операции в наличной или безналичной форме. Это могут быть: платежное поручение, расчетный чек, кассовый чек, расчетная квитанция, выписка из карточного счета, квитанция к кассовому ордеру.

Если остались неизрасходованные денежные средства, они подлежат возврату в кассу предприятия или зачислению на текущий банковский счет (до или при предоставлении авансового отчета по командировке; по законодательству такой отчет предоставляется до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, когда работник завершает командировку).

Если во время командировки наличные получены с использованием платежных карточек, то предоставить отчет и вернуть неиспользованную сумму нужно до завершения третьего банковского дня после окончания командировки (абзац «а» пп. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 НКУ).

Как вернуть потраченные собственные деньги

Если, находясь в командировке, работнику пришлось потратить собственные денежные средства на приобретение товаров (работ, услуг) для нужд предприятия, то по этим расходам работник также предоставляет авансовый отчет в бухгалтерию предприятия. Возмещение таких расходов относится к имущественным отношениям между субъектом хозяйствования и работником, и регулируется не трудовым, а гражданским законодательством.

В ч. 2 ст. 530 ГКУ установлено, что если срок исполнения должником (предприятием) обязанности не установлен или определен моментом предъявления требования, кредитор (работник) имеет право требовать его исполнения в любое время. Должник (предприятие) должен исполнить такую обязанность в семидневный срок со дня предъявления требования кредитором (работником).

В связи с этим можно утверждать, что пока работник не обратится в бухгалтерию своего предприятия с письменным требованием (заявление в произвольной форме) о возврате задолженности (в сумме превышения расходов над суммой аванса или израсходованных собственных средств для решения хозяйственных или производственных вопросов), отсчет срока исковой давности относительно задолженности предприятия перед работником не начинается.

Портал онлайн-журнала «The Point»

Оксана Шпула
Советник ЮФ «Кушнир, Якимяк и партнеры» по налогообложению, Оксана Шпула.
Для портала онлайн-журнала «The Point» от 21.05.2018

Назад